一、干部档案管理部门的职责
1、保管干部人事档案，为国家积累档案史料；
2、收集、鉴别和整理干部人事档案材料；
3、办理干部人事档案的查阅、借阅和转递；
4、登记干部职务、工资的变动情况；
5、为有关部门提供干部情况；
6、做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；
7、调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设和业务指导；
8、推广、应用干部档案现代化管理技术；
9、定期向综合档案室移交死亡干部的档案；
10、办理其他有关事项。
二、干部人事档案工作人员的职责
1、保管全校教职工（包括离退休及死亡人员）的档案；
2、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容；
3、做好死亡人员档案保管满五年后移交综合档案室的工作；
4、重视档案建设工作，收集、鉴别和整理全校教职工档案材料，及时充实档案内容，为我校干部人事档案达到“完整、真实、精炼、实用”的要求而努力；
5、操作办理全校教职工档案的查阅、借用和转递工作；
6、操作登记全校干部职务变动和教职工的工资变动情况；．
7、通过干部档案熟悉干部，为干部工作提供情况；
8、研究摸索干部入事档案工作规律，不断完善各项规章制度，争取早日实现干部人事档案工作制度化、规范化、科学化；
9、坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事；
1 0、努力做好档案库房建设管理工作，做到清洁、整齐，确保库房安全。
三、干部人事档案材料收集归档工作制度
l、档案管理人员要经常了解和掌握形成干部人事档案材料源的信息，与有关部门保持经常联系，主动收集应归档的材料。
2、档案管理人员要做到嘴勤、眼勤、脚勤，收集情况做到心中有数，发现
材料漏缺，应主动索要。对不符合归档要求的材料，应退回重新办理或及时通知有关部门，补送材料或补办手续。
3、在有关部门专人的密切配合下，及时将新形成的应归档材料在一个月内，保质、按时送交档案室归档，并形成制度。
4、对收集的归档材料，必须做到逐份检查登记，不属归档材料一律不得进档案室。
四、干部人事档案材料鉴别归档制度
1、档案室对收集来的材料，要认真鉴别把关。要以《干部档案工作条例》和《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》等为依据，认真做好每份材料的鉴别工作。甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，取舍要合理、准确，要维护档案的真实性。
2、鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义观点，具体问题具体分析，根据形成材料的具体情况和保存价值，确定材料是否归档。
3、鉴别归档材料的具体做法，按《干部档案整理工作细则》第三章第十条（略）。
4、鉴别中要维护档案材料的完整，对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料，要查清注明，进行复制、裱糊和技术加工。
5、经常性的对档案材料进行认真鉴别和选留。
五、干部人事档案转递工作制度
1、教职工因调动或辞、离职等离开本单位，应及时将档案材料转至新的单位或市、区的人才开发调节中心，做到“档随人转”。
2、全校教职工的档案，凡需转移投递的，应送学校办公室通过机要交通转递或派专人送取，不准公开邮寄或交本人自带。
3、转递档案必须认真填写《干部档案转递通知单》，并按项目详细登记，密封包装，并盖封口章。要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。
4、转递档案时必须写清楚单位详细地址，以免产生投递失误。
5、转出的档案必须完整齐全，并按规定认真整理装订，不得扣留材料和分批转出。
6、自档案投递之日起一个月内未收到档案回执的，应写信催问，以防丢失。
7、转入的档案要认真核对，确实无误时，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。新进人员自报到之日起一个月内未收到档案，必须发出催寄档案通知书。
8、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，发现“无头档案”或材料时，应认真查转。对确属查不到下落的，但确有保存价值的档案材料应移交原籍档案馆保存。
六、干部人事档案查（借）阅工作制度
根据市委组织部沪委组(92)字第8号《关于查阅干部档案的规定》，为了加强我校干部人事档案的管理，凡查（借）阅档案者，，必须履行有关手续，具体规定如下：
（一）查阅范围
1、凡因考察、任免、聘任、调动、奖惩、组织处理、审干、入党入团、参军、出国、职级待遇、离退休、治丧等需要查阅本人档案的；
2、与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或病重不能口述提供情况的，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料的，可查阅档案中的有关材料；
3、因编写校志、地方志或撰写人物传记等，一般不得查阅干部档案，可直接向干部本人采访。如该干部已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历或自传材料；
4、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
（二）查阅手续
1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我校干部人事档案应凭《查阅干部档案审批表》，并符合有关审批手续，由档案室提供查阅。
2、校内应工作需要查阅干部人事档案，应统一填写《查阅干部人事档案审批表》，按干部管理权限经有关领导批准，并履行登记手续。组织部、纪委、监察部门因工作需要查阅档案，由部门领导签字。
3、查阅正处级以上干部档案须经党委分管书记批准，副处级及副高级职称以上专业人员的干部档案需经组织部或人事处领导批准，科以下干部档案由部门领导批准。
（三）注意事项
在查阅干部人事档案时应注意以下事项：
1、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。凡持“调查证明材料介绍信”或“行政介绍信”要求查阅干部档案的，不予提供查阅。
查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。
2、查阅者不得查阅本部门主要负责同志的干部档案，如必须查阅，应报党委或组织、人事部门负责人同意。
3、任何个人不得查阅、借用或私藏本人及其亲属的档案材料。
4、档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经主管校长批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，用后及时归还。借期不超过一星期，如因工作需要须继续借用，借阅部门应主动向人事处说明原因，办理续借手续。
5、查阅或借用干部人事档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄漏或传播档案内容。借阅者应对干部人事档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。违反者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。
6、干部人事档案应在阅档室或指定地点查阅。
7、查阅档案时严禁抽烟。
附： 《查阅干部人事档案审批表》
七、干部人事档案检查核对制度
1、我校教职工的档案一律按姓氏笔划排列入箱保管。
2、凡离（退）休、辞职、离职、退职、终止合同及死亡人员档案一律从在职人员档案箱中抽出另行造册人箱保管。
3、每学期进行一次箱内库存档案顺序号码与档案的姓氏目录核对工作，应做到放置无误，编号正确，如发现缺少及时查找。
4、凡发现档案里有任何差错及时纠正。
5、努力做好平时档案库房的工作，做到勤检查，勤核对，防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松，以及门窗不牢固等情况发生，发现问题及时解决。
八、干部人事档案保管保密制度
根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》精神，为做好我校干部人事档案的保管保密工作，特作如下规定：
1、干部人事档案库房应列入重点要害部门，库房必须坚固、适用，并配备必要的安全设备。
2、为确保干部人事档案的安全保密，档案管理人员要认真履行职责，保管好干部人事档案，做好“六防”工作，严防档案丢失、散落和损坏，防止失密和泄密事故的发生。
3、严格按规章制度办事，对不符合手续规定要求查阅、调取干部人事档案的，应予拒绝。
4、查（借）阅档案者，应严格保密，不得向无关人负泄露或向外公布档案内容，不准给无关人员和本人翻阅。
5、严格遵守党和国家的保密制度，未经批准，不得复制档案材料；不得用电话索取或提供档案内容。
6、不准携带档案材料进入公共场所、参观、游览、探亲、访友。
7、工作中摘录的档案材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕后应即自行销毁々废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。
8、严禁任何个人私自保存他人的档案。
9、档案室应有专人负责保管，非档案工作人员不得擅自进档案库房。
10、做好节假日的安全保密工作和平时的安全检查工作。
11、严禁在档案库房内吸烟和乱丢废纸等。
12、如有违反上述规定，造成失密、泄密者，一旦发现，视情节轻重、危害大小，分别予以批评教育直至纪律处分。
九、送交档案材料归档制度
1、凡对上级任命的校级领导干部的档案，必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类、整理，在正式任职后20天内将整理好的档案正本送交市委组织部信息处干部档案室。
2、校级领导干部被上级任命后形成的应归入人事档案的材料要及时收集，并在一个月之内交至管理部门归档。
3、凡已免职或任期已满离任、离（退）休的领导干部档案，应及时向原管档部门催回自行保管或转至有关部门。
十、本条例自公布之日起生效，由人事处负责解释。
1997年11月26日
附：
档案库房注意事项
一、保持库房整洁，禁止堆放杂物。
二、注意调节库房内温湿度（温度14℃～24℃，相对湿度45%一65%）。
三、经常检查库房的“六防”设施和安全措施。
四、做好平时档案的登记和定期的检查核对工作。
五、不得在库房内阅档或办公。
阅档须知
一、凡需查阅我校保管的干部人事档案，必须符合市委组织部沪委组(92)字第8号《关于查阅干部档案的规定》查阅范围，并按照我校的《干部人事档案查（借）阅工作制度》办理有关审批手续。
二、注意保密，不准让无关人员翻阅，不准边阅边议档案内容，不准向无关人员泄露档案内容。
三、爱护档案，严禁涂改、抽取、折叠、添加、圈划。发现有遗失和损坏等情况，应及时报告，以便作必要处理。
四、未经批准，不得任意摘录或复制档案材料，档案内经组织加备考说明的问题，不得摘抄和引用。
五、摘抄的材料应负责保管好，不得给无关人员阅看，用毕应立即自行销毁。废纸不得乱扔，应按保密制度予以销毁。
六、查阅档案时，严禁抽烟。
七、查阅档案者，应对所查阅档案的安全保密负责。