一、材料形成要求
（一）归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整，齐全，真实，文字清楚，对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
（二）归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，必须有组织盖章。规定要求与本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字。其他归档材料（如职称评审表、年度考核材料）除其内容可用电脑打印外，本人签字不允许用电脑打印。
（三）归入干部人事档案的材料一般应是原件，如个人填写的履历表、自传及专业技术考核表、职称申报表等。其他材料如归原件确有困难（如审查结论、复查结论等）才可归复制件，但必须注明原件在何处、材料复制的时间，并加盖有关部门公章。学士学位材料无法找到原件的，可用学位证书复印件代替，学历材料及硕士以上学位材料无法找到原件的，必须由发证学校出具证明。
（四）归入干部人事档案材料，文字须是铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、黑墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。材料大小必须采用国际标准A4纸型（297×210mm，左边留25mm装订边）。
二、归档时间要求
（一）每年固定形成的归档材料（如年度考核表、职称评审表等），一般应在次年的5月前交人事档案室。工资表应在此项工作结束后的一个月内归档。
（二）其他形成干部人事档案材料的部门，应在材料形成一个月内，按要求将材料及时递交人事档案室归档，并将此项工作列入本部门的管理制度之中。