一、查借阅范围
1.根据干部管理权限，机关总支、学院党总支因工作需要，可直接向人事处提出查借阅干部人事档案的申请。
2.其他部门和个人一般不得查借阅干部人事档案，如确属工作需要查借阅的，须由机关总支、学院党总支审批并办理相关查借阅手续。
二、查借阅事由
有下列用途之一的，经人事处批准可查阅干部人事档案：
1.干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、参军、出国（境）、退（离）休、工资待遇、治丧等组织人事工作；
2.办理案件；
3.办理社会保险、公证；
4.经学校领导批准进行的编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。
三、查借阅手续
1.外单位（市各级公证机关）要求查阅我校干部人事档案，应凭《查阅干部档案审批表》并符合有关审批手续，由人事档案室提供查阅。
外单位外调要求查阅档案，由组织部接待，并在《查阅干部档案审批表》上签署意见，通知人事档案室提供查阅；
2.校内因工作需要查阅干部人事档案，应统一填写《查阅干部人事档审批表》，按干部管理权限经有关领导批准，并履行登记手续；
3.组织部有关工作人员需查阅副处以上或副高级以上专业技术人员的干部档案，需经组织部领导批准；
4.查阅干部人事档案材料一般只能摘抄。如因特殊情况需要复印（如办理案件、晋升职称、办理医疗卡、享受或提高待遇、核定离退休工资、确定工龄、高级职称增加工资等相关凭证）的，须事先在《查阅干部人事档案审批表》“查阅理由”中写明需要复印的材料内容，经部门领导签字批准，并经人事处同意方可复印。复印的档案材料需经干部人事档案室审核并办理登记手续。复制的档案材料用后由查借阅单位存档或登记销毁；
5.校纪委（监察）因办理案件需查阅干部人事档案，由负责审核该案件的领导签字，并加盖校纪委（监察）公章。
四、查借阅注意事项
1.外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的《查阅干部人事档案审批表》，并出示本人证件。凡持“调查证明材料介绍信”、“函调介绍信”及“行政介绍信”要求查阅干部人事档案，不予提供查阅。查阅者若非中共党员，但却因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容，或留下调查提纲，由档案管理人员摘录后机要寄出。
2.查阅者不得查阅本部门主要领导的干部档案，如必须查阅，应由党委分管领导同意，由档案管理人员代查。
3.干部人事档案一律不外借使用。
4.因编史修志或撰写人物传记等，一般不提供查阅。如干部已去世或因年迈丧失记忆等原因不能口述或书写的，可查阅干部人事档案第一类履历部分和第二类自传材料。
5.查阅干部人事档案如需作旁证的摘抄材料，应由干部人事档案管理人员与原文进行核对，无误后写明出处和摘抄日期，并加盖人事处公章。
五、查借阅纪律
1.任何人不得借阅本人及其与其有夫妻、直系血亲关系、三代以内旁系血亲关系以及近姻亲关系的干部人事档案。
2.查借阅人员必须严格遵守保密制度，不能擅自泄露或公布干部人事档案内容。
3.查借阅人员必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添、折叠档案材料，未经人事处领导批准不得拍摄或复印档案材料。
4.借出使用的档案和摘抄、复印的档案材料要妥善保管，不得转借，不准无关人员和干部本人翻阅。违反者视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分。
5.干部人事档案应在阅档室或指定地点查阅。