为便于利用档案，确保档案安全，特制定本制度。
一、本校人员利用档案，应填写《利用档案登记表》，部分有关材料需按审批权限经领导审批，档案室方可接待。
利用档案审批权限：
| 利用档案类别 | 审批权限 |
| 本部门档案 | 本部门领导 |
| 其它部门档案 | 本部门及有关部门领导 |
| 党委会会议记录档案 | 党委书记或校办领导 |
| 校长办公会议记录档案 | 分管校领导或校办领导 |
| 重要档案 | 分管校领导 |
| 密级档案 | 定密部门领导 |
| 科研项目档案 | 科研处领导、课题组负责人及成员 |
| 教学档案 | 教务处领导、教务办公人员 |
| 博士、硕士学位论文档案 | 研究生部领导 |
二、校外人员利用档案，须持单位正式介绍信及个人证件，填写《利用档案登记表》，档案馆方可接待。
三、凡需借阅档案的必须视档案的内容，予以保密承诺，并对此负责。
四、档案一般不外借，确因工作需要外借，须填写“档案借阅登记表"并经馆长审批，方可外借。借期为二周，延长借期需要另办理续借手续。
五、阅档只限在档案馆内，不得带出阅档室，不得相互传阅。外借档案，不得转借他人，不得带出校外。
六、摘录档案应原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号，摘录人姓名和摘录日期，经档案人员复核并盖章。
七、重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。
八、复制档案，在内容允许的前提下，由档案人员复制或监督复制。
九、档案利用完后，应填写《档案利用效果登记表》留档案馆存查。
十、利用档案严禁污损、不得涂改、拆卷、圈划、眉批、增删、抽页和剪裁，一旦发现上述情况，按档案法规有关规定严肃处理。