一、为加强本校档案和档案工作的科学管理，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化。根据《高等学校档案实体分类法》，结合本校实际，制定本方案。
二、本校档案实体分类方案。本校以全部档案为对象，按档案形式的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。把产生于同一活动领域的管理性和业务性文件材料作为有机联系的整体，分别设类。本校档案划分为10个一级类目，声像、实物档案由其特殊性，另单独设类。
档案实体分类方案如下：
D Q 党群
1 1 党务综合
党办、党代会、总支、直属支部综合材料入此
1 2 纪检、监察
1 3 组织
党校、离退休干部材料入此
1 4 宣传教育
1 5 统战
民主党派资料入此
1 6 工会工作
退管会、妇女工作、教职工代表大会材料入此
1 7 团委工作
学生社团资料入此
X Z 行政
1 1 综合
校办、校友会、学校评估、校史工作和院、系等单位综合材料入此
1 2 人事
师资培养、人才交流材料入此
1 3 审计
1 4 保卫、武装
军训材料入此
1 5 总务
1 6 档案、图书
J X 教学
1 2 研究生教育
1 1 综合
优秀教学质量评奖材料入次
1 2 学科建设与专业设置
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入次
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
1 7 毕业生工作
1 8 教材
1 3 全日制本、专科教育
1 1 综合
优秀教学质量评奖材料入此
1 2 学科与实验室建设
专业设置入此
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入此
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
1 7 毕业生工作
1 8 教材
1 4 成人教育
1 1 综合
1 2 专业设置
1 3 招生
1 4 学籍管理
学生奖惩材料入此
1 5 课堂教学与实践教学
1 6 学位工作
K Y 科研
1 1 综合
1 2 产品项目
C P 产品
1 1 综合
1 2 项目研究
J J 基建
1 1 综合
1 2 项目建设
S B 设备
1 1 综合
1 2 仪器设备项目
C B 出版
1 1 综合
1 2 报刊
1 3 期刊
1 4 书刊
W S 外事
1 1 综合
1 2 出国（境）
1 3 来校
1 4 国际合作与会议
1 5 留学生工作
C K 财会
1 1 综合
1 2 会计报表
1 3 会计帐簿
1 4 会计凭证
1 5 工资清册
奖学金、助学金入此
S X 声像
1 2 照片
1 3 录音带
1 4 录像带
1 5 幻灯片
1 6 磁盘
1 7 影视胶片
1 8 缩微胶片
1 9 光盘
S W 实物
1 1 综合
1 2 奖品
1 3 礼品
1 4 印章、校牌、校旗、校徽、校标
1 5 其它
三、档号结构、标识和模式
(一)档号结构：一般包括年度号、分类号、案卷号三部分；库藏有多个全宗的，应在年度号前加全宗号；标识到文件级的，应在案卷号后加件号。
(二)档号标识：采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。
1、全宗号用阿拉伯数字按1～n标识。
2、年度号用四位阿拉伯数字标识。
3、分类号由一至三级类目代号组成。一级类目采用名称主词的汉语拼音的第一个字母标识。如行政标识“XZ”。二级类目采用“双位制”，第一个“综合”为“1 1” ，其余依次层累。三级类目与二级类目标识相同，其中科研，基建、设备、产品类的三级项目为项目代号，用两位阿拉伯数字按01～n标识。
4、案卷号即是按所选择的分类号中最下位类的案卷顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。
5、件号用阿拉伯数字按1～n标识。
6、全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“—”连接。
（三）档号模式
案卷级1：年度号+分类号+案卷号
（适用于党群、行政及其他各类的综合类）
20XX — XZ11 — 1 ~ n
案卷级2：年度号+分类号+案卷号
（适用于教学档案）
20XX — JX1 2 1 3 — 1 ~ n
案卷级3：年度号+分类号+案卷号
（适用于科研、基建、设备、产品成套性档案）
20XX — KY1 2 XX — 1 ~ n
案卷级4：全宗号+年度号+分类号+案卷号
1 ~ n — 19XX — XZ11 — 1 ~ n
文件级：年度号+分类号+案卷号+件号
20XX — XZ11 — 1 ~ n — 1 ~ n
四、档案排架：采用一级类目 — 年度纵向排列
例： 2000 — DQ11 — 1~n
"
2000 — DQ17 — 1~n
2001 — DQ11 — 1~n
"
2001 — DQ17 — 1~n
五、档案分类卡排列：采用年度 —— 类目横向排列
例： 2000 — DQ11 — 1~n
"
2000 — DQ17 — 1~n
2001 — XZ11 — 1~n
"
2001 — XZ16 — 1~n