一、确定的原则和归档的重点
1.归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。
2.归档的文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。
3.归档的文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。
二、归档的主要内容和重点
1、归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会、声像、实物等系统的内容，具体范围见《上海理工大学各类档案归档范围和保管期限表》。
2、归档的重点以学校形成的不同载体、不同形式的文件材料为主，特别是全局性综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。
三、不归档的文件材料
1、 上级机关普发供参阅、不办的文件材料;
2、 上级机关发来供工作参考的抄件;
3、 上级机关征求意见末定稿的文件;
4、 重份文件;
5、 无查考利用值的事务性、临时性的文件;
6、 会议讨论，末经学校领导审阅、签发的末生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）;
7、 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
8、 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信;
9、 学校内部互相抄送的文件材料，不该履行公文的行文、介绍信等;
10、学校负责人兼任外机关职务形成的与学校无关的文件材料;
11、为参考目的从各方面收集的文件材料;
12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;
13、末生效的合同、协议、单据。
（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存）