第一条 为加强实物档案的管理，根据有关规定，特制定本办法。
第二条 实物档案的归档范围
主要包括学校获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、科技成果等物品。
第三条 实物档案的归档日期
一般自形成后的第二年六月底前向档案管理部门移交。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。
第四条 实物档案的归档要求
（一）部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何人和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转借他人；
（二）归档的实物档案要保持整洁、无破损。
第五条 实物档案按物品种类分类。
第六条 实物档案的档号一般包括档案类目号、年度号、顺序号。
第七条 实物档案按载体、类别进行分类排列。
第八条 实物档案以“件”为单位，编档号。
第九条 编制实物档案目录
实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式。
实物档案目录按实物档案的类别分别编制。
第十条 实物档案的交接填写《档案移交（接收）登记表》，交接双方应在《档案移交（接收）登记表》上签字。
第十一条 实物档案的保管
（一）实物档案一般应专库或专柜陈列保管；
（二）实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确保实物档案完好无损；
（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。