为了维护学校档案的完整性，加强对声像档案的管理和利用，充分发挥声像档案的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法规，特制订本管理办法。
一、声像档案工作的基本原则
1、凡反映学校教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。
2、声像档案的主题是声像载体材料（照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘、声像载体材料的记录反映形式及制作方法、保管条件、利用方式和纸质载体不同，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。
3、声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。声像档案库房要求恒温、恒湿、保洁。
4、声像档案工作必须纳入党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。
5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。
6、声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上予以保证。
二、声像档案归档范围及要求
1、归档范围
(1)上级领导人、社会著名人物到本单位视察、指导检查工作或参与本单位重要活动的声像档案；
(2)本单位重要的外事活动的声像材料；
(3)本单位组织或参加的重要会议和重要活动，本单位发生的重大时间、重大事故的声像材料；
(4)宣传介绍本单位的专题声像材料；
(5)新闻媒体有关本单位报道的声像材料；
(6)获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的声像材料；
(7)其他具有保存价值的声像材料。
2、归档要求
(1)归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、
系统；
(2)归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点；
(3)归档音像材料应齐全、完整，任何部门或个人不得私自保存或据为己有；
(4)归档的照片、底片、文字说明三者应齐全；
(5)归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料作载体；
(6)声像材料采取随时归档的办法，于形成后一个月内整理并编写文字说明，向档案部门移交。
三、声像档案的管理和利用
1、声像档案在接收后应及时编目，保管单位依不同的载体而定，登录声像档案目录按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。
2、声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致，需永久、长期保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制
3、母带（片）与复制带（片）保管方法一致，母带（片）必须专柜保管，并特别标明。
4、声像档案应定期检查，经多次使用和已污损的声像档案要及时修整、复制，对长期且不常用的磁带、每年要洗一次，或刻录光盘多套保存。
5、声像档案库房、应做到恒温、恒湿、清洁、湿度宜18—24℃，相对湿度宜35%—45%，存放照片库房保持温度15—25℃，湿度55%—65%；存放底片的适宜温度为13—15℃，相对湿度为35%—45%；库房内昼夜温度变化不大于±3℃，温度变化不大于±5%，存放磁带、磁盘档案的须避开30奥斯特以上的磁场。
6、要做到“八防”： 防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染。
四、声像档案鉴定与销毁
1、在分管校长领导下，由档案部门和有关部门组成鉴定小组，采用直接鉴定的办法，提出意见，登记造册，经分管领导同意后方可销毁。
2、按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行，在销毁方式上，应注意按不同载体声像材料的性能，采用不同的销毁方式，如洗掉、去磁等。
五、声像档案分类编号
(1)按《中国档案分类法—教育档案分类详表》进行分类标引，给出检索分类号。
(2)根据声像档案的内容、特点，不同类型的载体，编制用于档号的二级类目代号。
(3)声像档案档号=年度号+声像档案分类号+保管单位号 ╳ ╳
(4)保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位依载体代号流水，年度用声像档案形成的自然年度。
声像档案的二级类目代号：
SX 12 照片
SX 13 录音带
SX 14 录像带
SX 15 幻灯片
SX 16 磁盘
SX 17 影视胶片
SX 18 缩微胶片
SX 19 光盘