为了加强我校学生档案的管理，凡查（借）阅档案者，必须履行有关手续，具体规定如下：
（一）查阅范围
1、凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的；
2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的；
3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的，可查阅有关材料。
（二）查阅手续
1、外单位（市各级公证机关）要求查阅我校学生档案，应凭《查阅学生档案审批表》，或由单位开具查档介绍信，并符合有关审批手续，由档案室提供查阅。
2、校内教师应工作需要查阅学生档案，应统一填写《查阅学生档案登记表》，写明查档原由、时间、是否复印档案内容。
（三）注意事项
在查阅学生档案时应注意以下事项：
1、外单位派出的查阅人员，必须是中共党员，并持有手续完备的“审批表”和本人证件。
2、查阅者若非中共党员，但确因工作需要，可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。
3、档案室不得提供学生自行查阅档案，如需复印档案内材料，遵循回避原则并登记。
4、档案原则上不借出使用，如确因特殊情况必须借出使用时，应在“审批表”上说明理由，并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续，及时归还。
5、查阅或借用学生档案，严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定，不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管，不得擅自转借他人，不准给无关人员翻阅，不准擅自拍摄、复制档案内容。
6、学生档案应在指定地点查阅。
