为确保及时、准确、安全地将毕业生档案转递至档案接收单位，现将2023届毕业生档案离校工作相关事宜通知如下：
一、各归档单位应做好学生毕业材料的归档工作
1.毕业生材料归档范围（标*材料必归，其他有则归）
（1）本科毕业生：高等学校毕业生登记表*、成绩单*、党团材料、奖惩材料等。
（2）研究生毕业生：毕业研究生登记表*、成绩单*、人事简表*、党团材料、奖惩材料等。
2.毕业生材料的收集、整理与移交
（1）收集整理。各学院根据归档范围收集毕业生材料，将收集齐全的毕业生材料整理为每人一套（以毕业生登记表为主体，其它材料统一夹在该表内），再按专业-班级-学号顺序从小到大进行排列。收集整理时，要认真鉴别，经组织审查签署意见并盖章后方能归档。
（2）归档移交。各归档部门根据归档范围整理完毕后，派专人携《上海理工大学毕业生档案材料移交清单》（一式两份）在规定时间内向档案馆办理毕业生档案材料移交手续。
3.归档要求
（1）各学院应高度重视学生档案工作，指派专人负责毕业生归档工作，本着对学生负责的态度，组织好毕业生档案材料的收集、整理，确保材料不漏装、不错装。
（2）学生档案建档工作具有严肃性、保密性和纪律性。在档案整理过程中相关负责人必须在场，不得擅自涂改、更换档案材料。
（3）《上海理工大学毕业生档案材料移交清单》需如实填写，与移交的实体档案顺序、内容保持一致。整理完毕的档案请按归档时间及时移交入馆。
第一批研究生毕业生材料收集工作应于5月30日之前完成。
第一批本科毕业生材料收集工作应于6月20日之前完成。
其余批次材料归档工作视具体毕业时间而定。
二、毕业生档案去向说明
根据《国务院办公厅关于进一步做好高校毕业生等青年就业创业工作的通知》（国办发〔2022〕13号）文件精神，自2023年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》（以下统称“就业报到证”），取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为办理高校毕业生落户、档案接收转递等手续的必需材料。
学生毕业后，档案去向为：
就业单位或升学学校（到机关、国有企事业单位就业的，升学的）
就业地或户籍地公共就业人才服务机构（到非公单位就业的）
户籍地公共就业人才服务机构（暂未就业的）
三、毕业生档案的转递、查询
1.档案寄送单位与地址
（1）本科毕业生：由学校就业指导中心提供，本科毕业生需根据就业指导中心要求填报。
（2）研究生毕业生：由学生本人确认档案投递单位后，登录“上海理工大学学生档案信息服务网”http://sfile.usst.edu.cn/eweb/indexda.so，按提示进行填报。
2.毕业生档案转递
毕业生档案采用邮政EMS（学生档案专项通道）邮寄，档案馆联系邮政局工作人员邮寄毕业生档案。
本科毕业生档案根据就业中心提供地址信息，集中在7月中上旬进行转递。研究生毕业生档案学院审核整理后，根据填报数据分批次进行转递。
3.毕业生档案转递提示及查询
（1）档案寄出后，学生会收到短信，内容包括收件单位、地址、EMS快递单号、寄出时间。学生填报信息时应提供准确的手机号码。
（2）学生可登录“上海理工大学学生档案信息服务网”，点击档案转递查询按钮，获取档案转递信息。
特别提醒：邮政EMS单号有效期为4个月，学生应及时跟踪物流信息，确定档案是否被收件单位成功接收。
如有任何疑问或问题，请及时与档案馆学生档案室联系。
联系人：于喆 许振哲
电话：55270959