用敬业写就责任 以平凡诠释不凡 ——档案馆完成2022年第一批毕业生档案离校工作
发布时间: 2022-08-08   浏览次数: 107


毕业生档案整理与投递是档案馆暑期首要工作。受疫情影响,今年毕业生提前离校,EMS邮政服务不畅,档案投递面临材料缺、时间紧、任务重和突发情况多的不利因素。档案馆克服各种困难,暑期前三周全馆无休、加班加点、多方协作截至7月底共寄出毕业生档案3011份,顺利完成第一批毕业生档案离校工作。

广泛调研,坚持把学生利益放在第一位。毕业材料齐全是毕业生档案离校的前提,但今年绝大多数毕业生还未填写档案材料就已离校。面对新情况,档案馆调研了华东政法大学、上海大学、上海师范大学等12所高校档案馆,又与学工部、研工部多次召开线上会议协商讨论,结合学校实际情况,采取了打印表格、真实手写、快递返回的做法。在符合《高等学校档案管理办法》《干部人事档案管理条例》等规章制度的前提下,保证了毕业生档案材料的规范性和原始记录性。既坚持以学生为本,又减轻了相关部门和各学院的工作量。

全馆动员,不辞辛劳保证档案零失误。为确保毕业生档案离校工作能够按时完成,档案馆全体动员,暑期前三周全员到岗,弥补了学生档案室人员的空缺。全馆人员加班加点,每天从早上8点奋战到晚上8点,顶着40℃的高温在校门口与各部门间折返收发材料,已是工作的常态。每个毕业生的档案材料少则6件,多则13件。任一个环节出现问题,任一份材料出现错误,都将影响毕业生的工作和升学。为保证“零失误”,分三个阶段、六大步骤、三次审核,标注“易错点”并随时监督记录,严格流程管控。在学生档案室于喆、许振哲的统一调度下,各科室合理分工,有条不紊地完成档案材料的配套、组卷、复核、装袋、密封、寄送等各项流程。在档案整理过程中,更是做到逐份核对、责任到人、随机筛查,以确保毕业生档案准确无误、有序离校。

灵活变通,全心全意服务师生。政治审查是一项政治性、机要性的工作,原则上需要由用人单位派遣两名及以上专人前来档案馆线下调阅档案。由于疫情影响,很多外省市单位无法前来上海,部分上海单位也因各种原因无法进校。档案馆立足学生就业需求,在不违反档案管理制度的前提下灵活变通,前往校门口提供档案并全程陪同,解决了毕业生政审问题。疫情给档案工作造成了诸多不便,也带来了机遇:档案馆充分利用档案远程利用系统与学生档案信息系统进行线上业务办理,许多校友可以异地居家办理档案业务。相信在不久的将来,“线上+线下”的档案利用模式将逐步趋于成熟,最终实现“线上办理一键通,线下只跑一次腿”的前景。

档案工作场景

档案工作场景


供稿:许振哲

摄影:孔   娜




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