根据中华人民共和国教育部令第27号，由教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》第十六条规定，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
档案预立卷工作，是学校档案管理的基础工作之一，是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。为了规范学校档案预立卷工作，进一步做好平时归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，制定如下的操作办法：
一、坚持平时立卷制度
立卷部门要严格按制度做好收发文登记工作，对办理完毕的文件及时进行收集、整理，按材料的类别归卷，文件盒或文件夹上要表明类别目录号。
二、建立规范的预立卷类目
立卷部门要根据本部门的工作职责和当年工作任务编制预立卷类目，预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作，又要突出部门年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容，同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次排列。
三、明确预立卷工作职责
学校档案馆负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导、检查。重点检查兼职档案员平时预立卷类目的编制和执行情况。并形成制度落实，确保档案材料归档完整率。
按照“精要、精细、精确”的要求，做好各种材料的预立卷工作，确保文字材料“有头，有尾，有过程”，声像、实物档案 背景要素齐全。