上海理工大学涉密档案管理办法
发布时间:2018-06-22  浏览次数:

上海理工大学档案馆文件

 

档案馆2018003

 


 

上海理工大学涉密档案管理办法

第一条涉密档案涉及党和国家的安全和利益,档案馆是收集、整理、保管学校档案的重要部门。全体档案工作人员必须严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《上海理工大学保密工作管理办法》、《上海理工大学国家秘密载体管理制度》有关规定,自觉遵守党和国家的保密法规,共同保守国家秘密,维护档案安全。

第二条所有涉密档案材料的移交、接收、立卷、归档均应严格按照保密工作管理办法进行,严格履行移交登记手续。各单位(部门)平时要做好预立卷工作。

综合类涉密文件材料的组卷,可根据文件的数量和问题,组成一卷或若干卷。卷内文件材料按时间顺序排列,批复、批示在前,请示、报告在后;上级通知在前,上报材料在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;转发文件在前,原件在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

项目类涉密档案按照项目材料形成的时间顺序排列,如有若干卷,可将科研管理性文件材料和结论性文件材料综合组卷,列在各卷之首;根据涉密事项细目,将最能反映科研项目(课题)概况的科研文件材料,如:计划书、合同书、开题报告、论文、专著、鉴定材料,成果申报与获奖材料等,按科研阶段时间顺序依次系统整理组成若干卷。

第三条各单位(部门)在立卷归档并向档案馆移交涉密档案时,应当标明其密级和保密期限。属于本单位(部门)产生的密件,凡是可以解密、降密和可以变更保密期限的,应当按照上海理工大学相关保密制度规定的程序进行解密、降密和变更保密期限以后,再移交档案馆馆藏。不属于本单位(部门)产生的密件,原产生单位未对密级、保密期限作出变更决定的,不得擅自变更密级和保密期限。

第四条涉密档案应当按照卷内密件最高密级和最长保密期限,在档案卷宗封面或者首页上作出密级和保密期限标志。

第五条涉密档案应存放在保密要害部位,由专人管理、指定的涉密计算机存储、专门的密码柜存放。

第六条存有涉密档案的计算机,实行物理隔离,按涉密计算机进行管理。严禁利用涉密计算机连接互联网和公众网,并按规定做好密码变更和登记工作。严禁在连接互联网的计算机上处理涉密档案信息,严禁涉密与非涉密移动存储介质交叉使用。

第七条查阅涉密档案,须填写《上海理工大学涉密档案利用审批表》,经归档部门批准,档案馆负责人同意,报学校保密办公室备案,必要时报请有关校级领导审批。查阅涉密科研项目档案还需得到该项目负责人的同意。

第八条涉密档案原则上不外借。查阅须签订保密承诺书,并在指定阅档室查阅。不许私自摘抄、复印、翻拍涉密档案内容。使用期间如发生泄密问题,后果由使用者负责。

第九条涉密档案资料需要销毁的, 须根据相关档案法规和《上海理工大学国家秘密载体管理制度》的相关规定执行。

第十条坚持日常监督与重点检查相结合,定期清查核对馆藏涉密档案数量,及时发现和消除库房安全方面存在的隐患,采取切实有效的措施,杜绝泄密事件发生。

第十一条对违反保密规定,故意或过失造成档案泄密的人员,按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和《上海理工大学保密工作管理办法》等相关文件规定,给予处罚。

第十二条本实施细则由档案馆和学校保密工作办公室负责解释。

第十三条本实施细则自公布之日起执行。

 

附件:1.上海理工大学涉密档案利用审批表

    2.上海理工大学保密承诺书

 

上海理工大学档案馆

2018622

 

附件1

上海理工大学涉密档案利用审批表

查档人

 

所在部门/单位

 

身份证件号

 

联系电话

 

查档内容

 

 

(可另附页)

查档目的

 

所在部门意见

 

领导签字、部门盖章:

年   月   日

归档部门意见

 

领导签字、部门盖章:

年   月   日

 

项目负责人意见

 

项目负责人签字:

年   月   日

(适用于查询科研项目档案)

档案部门意见

 

领导签字:

年   月   日

 

以上由查档人填写,并由相关部门领导或项目负责人审批

 

档号

 

 

(可另附页)

利用数量

□纸质档案:  

□光盘档案:  

接待人员

 

接待日期

 

查阅人确认签字

 

附件2

上海理工大学保密承诺书

 

我了解国家有关保密法规制度,知悉应当承担的保密义务和法律责任。本人在此庄重承诺:

一、认真遵守国家保密法律、法规和规章制度,履行保密义务;

二、不提供虚假个人信息,自愿接受保密审查和监督管理;

三、不违规记录、存储、复制国家秘密信息和商业秘密信息,不违规留存国家秘密载体和商业秘密载体;

四、不以任何方式泄露所接触和知悉的国家秘密和商业秘密;

五、未经单位审查批准,不擅自发表涉及国家秘密和未公开工作内容的文章、著述;六、离岗时,自愿接受脱密期管理(一般涉密人员脱密期12年,重要涉密人员23年),并签订保密承诺书继续履行保密义务。

违反上述承诺,自愿承担党纪、政纪责任和法律后果。

 

承诺人签名:

年   月  

见证人签名:

年   月  

 

 


档案馆                                            2018622印发


 


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