上海理工大学学生档案管理条例
发布时间:2013-12-16  浏览次数:

上海理工大学学生档案管理条例

一、档案馆学生档案室的职责

1、保管本、专科学生档案,为学生积累在校信息;

2、收集、鉴别和整理学生档案材料;

3、办理学生档案的查阅、借阅和转递;

4、登记学生学籍变动、处分情况;

5、为有关部门提供学生情况;

6、做好学生档案的安全、保密、保护工作;

7、调查研究学生档案工作情况,制定规章制度,搞好学生档案的业务建设和业务指导;

8、进一步推进学生档案网络化管理;

9、定期向档案馆移交部门的文书档案;

10、办理其他有关事项。

二、学生档案工作人员的职责

1、保管全部在籍本、专科学生的档案及遗留学生档案;

2、严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定,保护档案的安全,不得泄露档案内容;

3、重视档案建设工作,收集、鉴别和整理全校学生档案材料,及时充实档案内容;

4、办理全校学生档案的查阅、借用和转递工作;

6、登记全校学生学籍变动和处分情况;

7、研究摸索学生档案工作规律,不断完善各项规章制度,争取早日实现学生档案工作制度化、规范化、科学化;

8、坚持原则,严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;

9、做好学生档案转递工作,并做好登记工作。

10、努力做好档案库房建设管理工作,做到清洁、整齐,确保库房安全。

11、定期将文书档案移交档案馆并在档案管理系统登记,做好移交工作。

三、学生档案材料收集归档工作制度

1、档案管理人员要经常了解和掌握学生档案的信息,与有关部门保持经常联系,主动收集应归学生档案的材料。

2、档案管理人员要及时登记学生学籍变动情况,发现材料漏缺,应主动索要。对不符合归档要求的材料,应退回重新办理或及时通知有关部门,补送材料或补办手续。

3、在有关部门专人的密切配合下,及时将新形成的应归档案材料在一个月内准确、及时送交档案室归档,并形成制度。

4、对收集的归档材料,必须做到逐份检查登记,不属归档材料一律不得进档案。

四、学生档案材料鉴别归档制度

1、档案室对收集来的材料,要认真做好材料的鉴别工作。要维护档案内容的真实性。

2、鉴别工作应根据材料的具体情况和保存价值,确定材料是否归档。

3、鉴别中要维护档案材料的完整,对缺页、破损、霉烂变质和字迹模糊不洁的材料,要查清注明,进行复制、裱糊和技术加工。

4、经常性的对档案材料进行认真鉴别和选留。

五、学生档案转递工作制度

1、学生因退学、转学、考研等原因、学籍离开本校的,应及时将档案材料转至学生户口所在地的人事局或人才服务中心,做到“档随人转”。有就业意向的应届毕业生,档案单位以就业协议为准,未就业学生档案投递至户籍所在地的人事局或人才服务中心。

2、全校学生的档案,凡需转移投递的,应送学校办公室通过机要方式转递或派专人送取,不准公开邮寄或交本人自带,做好转递过程中的登记、移交手续,以落实责任段。

3、转递档案必须认真填写《上海理工大学学生档案转递通知单》,并按项目详细登记清单,密封包装,并盖封口章,要严格履行档案转递的登记、注销、寄出手续。

4、转递档案时必须写清楚档案转递单位详细地址,以免产生投递失误。转递单位必须有接收机要资格,否则不予寄送。

5、转出的档案必须完整齐全,能够表明学生在校情况,并按规定认真整理装订,不得扣留材料。

6、接收转入的档案要认真核对,确实无误时,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回,学生入学后一个学期内未收到档案,须发出调档函催调档案。

7、严格执行转递制度,避免产生查不到下落的档案。保管机要文件交寄单,作为查询档案去向的原始资料。

8、根据沪机要[2009]2号,机要通信办理查询的有效期限是:自机要件(学生档案)交寄至日起,一年以内可以受理查询。

六、学生档案查(借)阅工作制度

为了加强我校学生档案的管理,凡查(借)阅档案者,必须履行有关手续,具体规定如下:

(一)查阅范围

1、凡因学生奖惩、组织处理、入党入团、参军、出国等需要查阅本人档案的;

2、因录用单位需要政审学生而需要查阅学生档案的;

3、政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过档案取得旁证材料的,可查阅有关材料。

(二)查阅手续

  1、外单位(市各级公证机关)要求查阅我校学生档案,应凭《查阅学生档案审批表》,或由单位开具查档介绍信,并符合有关审批手续,由档案室提供查阅。

  2、校内教师应工作需要查阅学生档案,应统一填写《查阅学生档案登记表》,写明查档原由、时间、是否复印档案内容。

(三)注意事项

在查阅学生档案时应注意以下事项:

  1、外单位派出的查阅人员,必须是中共党员,并持有手续完备的“审批表”和本人证件。

  2、查阅者若非中共党员,但确因工作需要,可由档案管理人员根据党的保密原则代查有关内容。

3、档案室不得提供学生自行查阅档案,如需复印档案内材料,遵循回避原则并登记。

  4、档案原则上不借出使用,如确因特殊情况必须借出使用时,应在“审批表”上说明理由,并经档案室批准后方可外借。借出时必须严格履行登记手续,及时归还。

5、查阅或借用学生档案,严禁对档案进行圈划、抽取、折叠、涂改、增添。查阅者应严格遵守保密制度和阅档规定,不得泄露或传播档案内容。借阅者应对学生档案妥善保管,不得擅自转借他人,不准给无关人员翻阅,不准擅自拍摄、复制档案内容。

6、学生档案应在指定地点查阅。

七、学生档案检查核对制度

  1、我校本、专科学生的档案一律按学号排列入档案柜保管。

  2、凡服刑、死亡人员档案一律从在校学生档案柜中抽出另行专柜保管。

  3、每学期进行一次箱内库存档案核对、登记工作,应做到放置无误,如发现缺少及时查找。

 4、凡是发现档案里有任何差错及时纠正。

  5、努力做好平时档案库房的维护工作,做到勤检查,勤核对,防止档案受损、虫蛀、霉烂、变质和档案存放过紧过松,以及门窗不牢固等情况发生,发现问题及时解决。

八、学生档案保管保密制度

  为做好我校学生档案的保管保密工作,特做如下规定:

  1、学生档案库房应列入重点要害部门,库房必须牢固、适用,并配备必要的安全设备。

  2、为确保学生档案的安全保密,档案管理人员要认真履行职责,保管好学生档案,,严防档案丢失,散落和损坏,防止失密和泄密事故的发生。

 3、严格按规章制度办事,对不符合手续规定要求查阅、调取学生档案的,应予拒绝。

  4、查(借)阅档案者,应严格保密,不得向无关人员泄露或向外公布档案内容,不准给无关人员和本人翻阅。

  5、严格遵守保密制度,未经批准,不得复制档案材料;不得用电话索取或提供档案内容。

  6、工作中摘录的档案材料应负责保管好,不得给无关人员阅看,用毕后应立即自行销毁,废纸不得乱扔,应按保密制度予以销毁。

  7、严禁任何个人私自保存他人的档案。

8、档案室应有专人负责保管,非档案工作人员不得擅自进入档案库房。

  9、做好节假日安全保密工作和平时的安全检查工作。

  10、严禁在库房内吸烟和乱丢废纸等。

九、送交档案材料归档制度

1、凡考入我校研究生部的学生,档案由档案室直接移交至研究生部,移交过程中填写移交清单,以清手续,并登记。

2、凡留校工作的应届毕业生,档案直接移交人事处档案管理部门,移交过程中填写移交清单,以清手续,并登记。

3、其他情况档案无法采用机要方式投递的,可专人送交档案,移交过程中填写移交清单,以清手续,并登记。

  本条例即日起生效,由档案馆负责解释。

二○一○年九月十六日

 

附件:

阅档须知

一、凡需查阅我校保管的学生档案,必须符合学生档案查阅范围,并按照我校的《学生档案查(借)阅工作制度》办理有关登记手续。

二、注意保密,不准让无关人员翻阅,不准边阅边议档案内容,不准向无关人员泄露档案内容。

三、爱护档案,严禁涂改、抽取、折叠、添加、圈划。发现有遗失或损坏情况,应及时报告,以便作必要处理。

四、未经批准,不得任意摘录和复制档案材料,档案内容未经允许不得摘抄和引用。

五、摘抄的材料应负责保管好,不得给无关人员阅看,用毕应立即自行销毁。废纸不得乱扔,应按保密制度予以销毁。

六、查阅档案时,保证档案室的安全和整洁。

  七、查阅档案者,应对所查档案的安全保密负责。


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