上海理工大学档案管理办法
发布时间:2008-06-03  浏览次数:

第一章   总  则

第一条  为了加强学校档案工作,实现档案管理的标准化、规范化、科学化和现代化,进一步提高档案管理水平,充分发挥档案作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、以及《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案管理规范》、《上海市档案条例》等档案法规,结合本校实际,制定本管理办法。

第二条  本办法所称的档案是指学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体形式的历史记录。

第三条  学校档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志,是评估学校教学水平的重要内容,是学校教学、科研、生产、党政管理的重要组成部分,是维护学校历史真实面貌的重要事业。学校应加强对档案工作的领导,做到“三纳入”(即纳入学校整体发展规划、纳入学校管理制度、纳入各级档案人员的职责范围)、“四同步”(即布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作)。在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。

第四条  学校档案是全校师生员工辛勤劳动和智慧结晶,是各项工作的真实记录,是重要的信息资源和历史凭证,是党和国家的宝贵财富。学校各门类、不同载体的档案必须实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全。

第二章   管理体制和职责

第五条   学校档案工作由校长领导,分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。设档案馆统一管理全校档案工作。业务上受上海市教委、上海市档案局指导、监督和检查。

第六条  各部门(处级建制)由一名负责人分管本部门的档案工作,并配备一至二名兼职档案员,负责本部门的档案收集、整理、归档工作。

第七条  学校根据实际需要,在附属工厂设立附属工厂档案分室,管理附属工厂形成的各类档案。档案分室的人员、经费、房屋、设备等条件由所在部门领导解决。档案分室的档案业务管理受学校档案馆指导、检查、监督。

第八条  档案工作实行岗位责任制,列入干部考核内容。

一、分管档案工作的校领导职责

1.认真贯彻国家关于档案工作法律、法规,结合本校实际,提出指导性意见。

2.负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划,使档案工作与其他工作同步发展。

3.审批学校有关档案工作的规章制度。

4.主持全校性档案工作会议,决定档案工作经费和档案馆发展中的重大问题,决定奖惩事项。

5.动员和督促学校中层干部重视支持档案工作,并监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实。

6.创造条件积极支持档案人员参加各类有关会议、业务培训和学术交流。

二、分管档案工作的部门领导职责

1.组织本部门人员学习档案法规,执行本校档案工作规章制度。

2.本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入本部门领导议事日程,纳入有关科室、项目业务范围和工作程序,纳入有关人员的岗位职责。

3.配备兼职或专职档案员,并保持队伍相对稳定。

4.本部门各类档案的归档率、完整率和合格率要符合规定要求。

三、兼职档案员职责

1.负责本部门文件材料的形成、积累和保管,坚持平时立卷。根据本部门不同种类的文件材料编制预立卷类目,合理存放,妥善保管。

2.每年应在规定的时间内,将应归档的文件材料整理立卷后向档案馆移交,并保证归档文件材料的完整、准确、系统。

3.努力学习档案业务知识,积极参加档案业务培训,主动接受档案馆的业务指导、监督和检查。

4.注意文件材料的安全和保密工作。

四、档案馆职责

1.贯彻执行上级有关档案工作的法令、政策和规定,完成上级主管机关和档案行政管理部门下达的有关档案业务工作。

2.制订学校有关档案工作各项规章制度,经校领导批准后组织实施。不断提高档案工作的规范化、标准化和现代化管理水平。

3.负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。

4.建立健全全校档案网络,指导、监督、检查和协助各部门做好文件材料的形成、积累、整理、立卷和按时归档工作。

5.参加信息工作的整体化建设,做好档案检索工具的编制,积极开发档案信息资源,为学校教育、科研和管理工作提供服务。

6.按规定向上级档案馆移交档案。

7.对超过保管期限的档案,在分管校领导的领导下进行鉴定,提出存毁意见,销毁档案要登记造册,经校领导批准,两人监销。

8.贯彻执行《中华人民共和国保护国家秘密法》及其规定,做到不失密、不泄密。

9.做好“八防”工作,确保档案的完整、安全。

10.每年年终对档案进行一次全面清点、检查,对档案的收进、移出、库存量、鉴定、利用等情况进行统计,编制年报,及时上报。

11.组织全校专兼职档案员业务培训。开展档案理论和业务的学术研究,组织和参加校内外档案研讨、交流和协作活动。

12.做好校领导交办的其他工作。

第三章   档案队伍的建设

第九条  本校档案工作人员列入学校事业编制,根据学校规模和档案数量配备专兼职人员,并保持队伍的相对稳定,适应学校总体发展要求。

第十条  档案工作人员要努力学习建设有中国特色的社会主义理论,坚持四项基本原则和改革开发,认真执行党和国家方针、政策和规定,遵守纪律,保持党和国家机密,热爱档案事业,忠于职守,钻研业务,具有档案专业上岗证书和一定的科学文化知识。

第十一条  各级领导应为档案人员(含专职和兼职档案员)提高政治、业务素质和生活待遇创造条件,关心他们的思想、工作和生活。

第十二条  档案工作人员实行专业技术或职员职务聘任制。

第四章   经费、库房和设备

第十三条  学校要确保档案工作所需的经费,单独列项,列入学校预算。

第十四条  学校必须为档案部门提供专用的符合不同载体档案管理要求的档案库房和适应工作需要的办公、阅览用房。

第十五条  学校要有计划地配齐必须的档案设备,逐步实现档案的现代化管理。

第五章  文件材料的立卷和归档

第十六条  建立和完善归档制度,并纳入教学、科研及管理人员的职责范围内,每项重要的教学、科研、党政管理等工作,都有完整、准确、系统的文件材料保存。

第十七条  各部门应做到各项工作与建档工作实行“四同步”管理。

第十八条  实行文件材料形成部门及课题组立卷制度,一般由立卷人按文件材料的自然形成过程,加以系统整理组卷,编排页号,填写卷内目录,交档案工作人员检查,装订后向档案馆移交。档案馆工作人员要认真指导立卷工作,以保证归档案卷的质量。

第十九条  科研成果、基建项目、新型产品、大型设备(十万元以上)进行鉴定、验收、开箱时,应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料,不得进行鉴定、验收,不得上报成果,不得申报奖励。

    科研项目、基建项目、设备、产品等类档案分别由科研处、总务基建处、资产管理处、工厂负责收集、立卷、归档。

第二十条  本校与其他单位合作的项目,由主办单位立卷归档,保存一套完整的档案。协作单位应将自己形成的文件材料归档,还应复制一套副本,送交主办单位保存。

第二十一条  对学校个人在其从事教学、科研党政管理等职务活动中形成的具有保存价值的各种载体、形式的文件材料,必须按规定向档案馆移交。任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。

第二十二条  文件材料归档范围

一、党群类

主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织在其活动中的文件材料。

二、行政类

主要包括行政管理系统在其活动中的文件材料。

三、教学类

主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。

四、科研类

主要包括反映学校、科研管理和科研项目(课题)活动中的文件材料。

五、基建类

主要包括反映学校基建管理和基建工程项目活动的文件材料(图纸)及学校房产、地产等重要文件资料。

六、设备类

主要包括设备工作管理和设备请购论证、订货合同、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、报废审批等各个环节中产生的文件材料。

七、产品类

主要包括产品生产管理和产品生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等。

八、出版类

主要包括出版管理和本校编辑出版的学报、校报和学术刊物等文件材料。

九、外事类

主要包括学校外事管理和外事活动中形成的各种文件材料。

十、财会类

主要包括学校财务管理和会计核算活动中形成的文件材料、凭证、帐簿、报表等。

十一、声像类

    主要包括学校在党群工作、行政管理、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财务等各项活动中形成的照片、录音带、录像带、光盘等。

十二、实物类

主要包括学校在办学过程中,获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌,以及废止的各种印章等有重要保存价值的物品。

第二十三条  归档的文件材料,必须内容真实、标题简洁明确,制作和书写材料利于长期保存,格式统一、字迹工整、图像清晰、手续完备、装订牢固整齐、注明保管期限、密级(电子文件应有备份)符合有关规定和标准的要求。

第二十四条  归档时间应按以下要求:

一、各党政部门和能按年度归档的部门,应在次年六月底前归档。

二、各教学部门和能按年度归档的部门,应在次学年度寒假前归档。

   三、财会档案,在会计年度终了后立卷,按档案管理要求整理编目、暂由财会部门保管二年,期满后的次年六月底前归档。

    科研、基建、设备等专题性、成套性档案,应在项目竣工验收后两个月内归档。

第二十五条  归档份数:文件材料一般归一份,重要或者频繁的应适当增加副本。

第二十六条  归档手续:归档时需在案卷的备考表内填写本案卷页数及备考等项,部门立卷人和审批人签名等审核验收。归档部门打印“案卷移交目录”一式两份,经交接双方清点核对、签字后,各执一份,归档完毕。

第六章   档案的管理

第二十七条  遵循“保持档案之间的有机联系,便于管理与利用”的原则,依据本单位管理职能,结合档案内容及形成特点,对档案进行科学分类、编号。任何个人或部门都不得长期留存或拒绝归档,更不能占为己有。必须定期按规定向档案馆移交,全校师生员工都有保护档案的义务。

第二十八条  配备适应需要的档案库房和橱具等设施,做到防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防高温、防潮湿、防污染等标准要求;存放声像等特殊载体档案,应有专门库房和相应的设备,确保档案安全。

第二十九条  档案应存放在档案柜内,涉密档案应单独登记,专箱存放。档案按档号顺序排放。

第三十条  已归档的档案需要补充、更改时,必须由有关部门的负责人审签意见,交档案馆归档。

第三十一条  档案馆必须定期检查档案情况,发现破损、霉变的档案,应及时修补和复制,并做出记录。

第七章   档案的利用

第三十二条  档案工作人员要熟悉库藏档案分布情况,建立健全档案利用制度,确保档案安全。

校内人员利用档案,应填写《利用档案登记表》,部分有关材料需按审批权限领导审批,档案馆方可接待。

第三十四条  校外人员利用档案,须持单位正式介绍信及个人证件,填写《利用档案登记表》档案馆方可接待。

第三十五条  学校设置档案阅览室,只限在阅览室内阅档,不得将档案带出阅览室。确因工作需要外借,需填写“档案借阅表”并经馆长及相关部门领导审批,方可外借。借期为二周,延长借期需要另办理续借手续。对借出的档案,档案部门要定期催还,发现损坏或丢失,应写出书面报告,报学校按规定严肃处理。

第三十六条  档案馆要编制必要的档案检索工具和参考资料,实现计算机检索,努力利用校园网,开发档案信息资源。

第三十七条  未经分管校长批准,任何组织或个人无权公布档案,重要、珍贵的档案只提供备件及复制件。

第三十八条  利用者要求复印档案,在内容允许的前提下,由档案馆负责复印或监督复印。档案利用完后,应填写《档案利用效果登记表》留档案馆查存。

第三十九条  为落实房、地、财产、债务、学历、工龄和解决纠纷、生产建设、盈利性商业、汇编出版等有经济收益的单位或个人查阅、证明、复印均应按上级有关规定收费。

第八章   档案的鉴定和统计

第四十条  建立档案鉴定制度。档案鉴定工作在分管校领导的领导下,由校档案馆与档案形成部门的负责人组成鉴定小组,准确判定档案存毁,对超过保管期限地档案进行认真审定,提出存毁的意见,写出鉴定情况报告。

第四十一条  需要销毁的档案,应造清册报请分管校长批准后予以销毁。确定销毁的档案应指定专人到指定地点销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第四十二条  本校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期、短期三种:

   一、凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的,对学校工作具有长久利用价值的文件材料,列为永久保管。

二、反映学校一般职能活动、在较长时期内对学校工作具有利用价值的文件材料,列为长期保管,保存15至50年左右。

三、凡是在较短时期内,对学校工作具有参考价值的文件材料,列为短期保管,保存15年以内。

第四十三条  建立档案统计制度。做好平时的统计台帐和原始登记工作;每年年终对档案的收入、移出、库存量、鉴定、利用等情况

进行统计;按规定向上海市档案局报送“档案基本情况年报”。

第九章   附  则

第四十四条  本办法由学校档案馆负责解释。

第四十五条  本办法自校领导批准之日起执行。


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