上海理工大学文件材料立卷归档制度
发布时间:2008-06-03  浏览次数:

一、为规范文件材料归档工作,丰富、完善档案信息资源,依据有关规定,制定本办法。

 二、文件材料归档范围是:本校在党群、行政、教学、科研、财会、外事、出版、基建、设备、生产等各项活动中形成的具有保存和利用价值的各种载体的文件材料。

三、各部门应当把文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入本部门的职责范围,列入有关人员的岗位责任制。

四、立卷归档部门分管档案工作的领导应重视本部门文件材料立卷归档工作,确保文件材料的完整、准确。

五、各立卷归档部门兼职档案员,负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作。所立案卷要符合规范并按规定时间归档。

六、科研成果、基建项目、新型产品、大型(五万元以上)设备,进行鉴定、验收、开箱时,应分别有科研、基建、产品、设备部门的兼职档案员参加,对应当归档的文件材料进行审查验收并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料,不得进行鉴定、验收、不得上报成果,不得申报奖励。

科研成果、基建项目、设备、产品档案分别由科研处、总务基建处、资产管理处、工厂负责收集、整理、立卷、归档。

七、对本校个人在从事学校工作职务活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料,必须按照规定向档案室移交。对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料,档案部门可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向本校档案部门捐赠档案的,学校予以奖励。

八、档案部门应及时深入各部门了解、督促和指导部门兼职档案员做好文件材料形成及应归档文件材料的立卷、整理和归档工作。

九、归档的文件材料,必须是原件,内容真实,标题简明确切,制作和书写材料有利于长期保存,格式统一、字迹工整、图象清晰、手续完备、装订整齐、注明保管期限、密级。

十、归档份数:文件材料一般归一份,重要或者使用频繁的应适当增加副本。如竣工图归档不少于两套。

十一、归档时间:党政部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档;教学部门和能按学年度归档的部门在次年寒假前归档;科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。财务管理文件于次年六月底前归档,会计核算文件材料于第三年六月底前归档;声像档案(照片、录音、录像、光盘)和实物要与文字说明一起归档;电子文件要与纸质文件一起归档。做到随拍随归。

十二、归档手续:归档部门打印“案卷移交目录”一式两份,经交接双方清点核对、签字,各执一份。


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