上海理工大学实物档案管理办法
发布时间:2008-06-03  浏览次数:

   第一条  为加强实物档案的管理,根据有关规定,特制定本办法。

第二条  实物档案的归档范围

主要包括学校获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章,获赠的纪念品、科技成果等物品。

第三条  实物档案的归档日期

一般自形成后的第二年六月底前向档案管理部门移交。由于特殊原因,应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的,可将应归档实物移交档案管理部门后,再办理档案借用手续。

第四条  实物档案的归档要求

(一)部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门,任何人和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转借他人;

(二)归档的实物档案要保持整洁、无破损。

第五条  实物档案按物品种类分类。

第六条  实物档案的档号一般包括档案类目号、年度号、顺序号。

第七条  实物档案按载体、类别进行分类排列。

第八条  实物档案以“件”为单位,编档号。

第九条  编制实物档案目录

  实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式。

  实物档案目录按实物档案的类别分别编制。

第十条  实物档案的交接填写《档案移交(接收)登记表》,交接双方应在《档案移交(接收)登记表》上签字。

第十一条  实物档案的保管

(一)实物档案一般应专库或专柜陈列保管;

(二)实物档案库房应保持整洁,定期除尘,避免褪色,确保实物档案完好无损;

(三)存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜,要投放防虫剂。


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