馆史沿革
发布时间:2010-10-29  浏览次数:


一、发展简史

1952年全国大专学校院系调整,沪江大学各系,按专业相关原则,分别归并到复旦大学、交通大学、华东师范大学、华东政法学院和上海财经学院等院校。浩如烟海的沪江大学档案,现存于上海市档案馆。

(一)档案室成立之前

1952年初,在沪江大学的旧址,由华东工业部主管开办上海工业学校,学校档案工作也就由此开始,当时尚未建立完整的制度,人员调动也无移交手续。直至1959年,相关工作人员经过档案业务学习后,才开始组卷成册。1960年建立文书处理部门立卷制度,但档案意识仍不强,个别组卷部门无专人保管文件。

(二)档案室成立之初

196210月,对党政档案工作实行统一管理,管理档案的机构为档案室,隶属于党办,由党委办公室主任余龙跃主管,专职干部仅陈林芝1人。学校现存档案,都是在此基础上起步的。

档案室成立后,立即制定档案管理办法、档案借阅办法、文书材料的归档范围、档案保管期限等制度,着手整理党委文件。但教学、基建、设备等档案资料,仍分散在各部门而未立卷。

(三)档案工作中断期

文化大革命期间,学校文书档案受到严重破坏。档案管理机构被撤销,档案管理人员被调离,文书档案处于无人管理状态。

1966119日,学校发生冲、砸、抢档案事件,大量档案材料被造反派抢走或烧毁。1968年初档案员被调离机关,档案无人管理,档案管理工作中断3年。

1969年上半年,上海机械学院革委会组织人力,重新清理档案,但大量档案已遭损毁或流失。

1972年初,上海工学院与上海机械学院合并为新的上海机械学院,总部设在原上海工学院所在的延长路,档案全部运往延长路总部。1972年至1978年,学校的档案管理工作由延长路总部统一管理。

恢复与整顿阶段:

19793月,上海机械学院解体改组。延长路原上海工学院部分为上海工业大学,1994年后,为上海大学。军工路部分沿用上海机械学院校名。学校档案工作独立管理。

198112月,重建档案室。198411月,档案室一分为二,建立文书档案室、科技档案室。19865月,2个档案室重新合并。

1988年,建立附属工厂、基建、会计、声像4个档案分室。

19907月,撤消财会档案分室。19929月,撤消基建档案分室。经过不断调整和改革,档案工作逐渐趋于成熟。

1988年,《中华人民共和国档案法》施行。在贯彻《档案法》活动中,经国家机械电子部档案工作地区协作组华东一组评议、推荐,上海机械学院获得1988年度档案工作先进单位称号,韩德明被评为档案室综合管理先进工作者,陈莉敏被评为档案管理先进工作者。

19914月,上海机械学院被国家机械电子部评为1990年贯彻《档案法》先进单位。

199111月,经机械电子工业部教育司和机械工业会计学会教育分会检查考核,会计档案工作通过达标考核,验收合格。

199211月,上海机械学院向机械工业部档案馆移交7项科研档案缩微件。“七五”期间,学校的科研档案接受上海市检查评比,其中《中国微电子应用前景预测》项目,获“七五”上海市重大科研项目档案三等奖。

稳步发展阶段:

1993年起,虽然学校几经更名,期间有其他学校并入,但档案工作一直处在稳步发展中。在此期间,顺利接收合并学校的档案,实现统一管理。

1993年,明确党政档案立档部门27个,部门归档率为100%,这是前所未有的。同年,“七五”基建档案通过机械电子工业部验收。

199410月,档案工作开始运用计算机进行档案辅助管理,提高了档案管理水平和工作效率。

1997年,国家机械工业部档案目标管理考评,上海理工大学以93.3分的成绩,通过了档案目标管理国家二级标准验收,韩德明获得档案目标管理工作优秀档案工作者称号,崔坚平、高玲、倪心珍、王恭蓓、韩德明、孙淮南、孙元元、杨建秋、陈益新、王桂兰、徐凤仙、陈莉敏、曹大同、陈苓苓等14人,获科技事业单位档案目标管理个人《荣誉证书》

19999月,原上海机械高等专科学校的档案全宗安全顺利地转移至上海理工大学综合档案室三楼大库房。随后,原华东工业大学存放在二楼库房的档案全宗也移至三楼大库房。

2000年,学校投资30万元,购买档案密集架,库房条件大为改善,长期捆扰档案管理的库藏问题得以解决。同年12月,通过上海市档案局的档案执法检查。

20039月,顺利接收上海光学仪器仪表研究所档案全宗。

2003年,完成了计算机管理档案软件的安装、升级工作。

2005年,顺利通过上海市档案局与上海市教委的档案执法检查。

(四)档案馆成立

2006年,学校新建图文信息中心大楼,将位于该楼东南角的裙楼一楼作为档案部门办公场所,面积总计1062平方米,其中库房面积726平方米。

20073月下旬至5月初,综合档案室和人事档案室顺利完成搬迁。

20081月,学校发文(上理工委(20083号)设置档案馆(筹),负责学校文书档案、人事档案等各类档案的统一管理。同时,设置校史陈列馆负责校史陈列展示工作;设置校史研究办公室负责学校校史(志)研究和党史研究。

20103月,学校成立沪江文化研究所,与校史研究室合署办公。档案馆()、校史馆、校史研究室和沪江文化研究所实现“一套班子,四块牌子”的工作模式。

2010419日,学校成立上海理工大学档案馆(上理工委(20109),部门级别为副处级建制,撤销原档案馆(筹)。至此,档案馆实际上承担学校综合档案、人事档案、校史(党史)研究和校史馆的工作。

20109月,学校开始实行学生档案的集中统一管理,将原来由学生处管理的本专科生档案及由研究生部管理的研究生档案,统一划归到档案馆,真正实现学校所有各类档案集中统一管理。

20123月,学校成立档案与校史工作委员会,委员会办公室设在档案馆。

20134月,档案馆综合办公室成立。

二、历年负责人

时 间

名 称

隶 属

正 职

副 职

负责人

19621966

档案室

党办



陈林芝

19661979

因“文革”和并校中断。

19791981

档案工作恢复整顿阶段

陈林芝

19811984

档案室

党办


陈林芝


19841986

文书档案室

党办



张宗英

科技档案室

校办


韩德明


19861998

综合档案室

校办

韩德明(1999.1

崔坚平


19992006

综合档案室

校办


崔坚平


20062008

综合档案室

校办


崔坚平


人事档案室

人事处

杨建秋



20082010

档案馆(筹)

宣传部

章华明



20102012.10

档案馆

独立(副处级)

章华明



2012.112017.10

档案馆


杨佐平



2017.11

档案馆


孔娜



三、管理与利用

学校档案工作起步虽然比较早,但是总体上基础比较薄弱,也由于历史原因,档案工作也几经起落,对档案的管理造成了很大的影响。

1981年档案室重新建立以后,对全校除人事档案外的各种载体的档案,进行统一管理。

1997年,上海理工大学组建后,对华东工业大学与上海机械高等专科学校两校的档案,进行全面、认真的清理,对部分确无保存价值的档案,依法销毁。原两校的档案全宗清理、移交工作从1998年初正式启动,2000年完成。20039月,接收上海光学仪器仪表研究所档案全宗。

学校综合档案室统一管理学校党群、行政、财会、教学、科研、基建、设备、外事、出版、声像、实物、产品等12类档案。档案工作人员克服人员少,工作量大的困难,在1994年档案室自行编制计算机辅助管理软件系统,一次性输入案卷名称和其他相关数据,便能自动生成总目录、案卷目录、分类目录、目录卡等检索工具,打印出案卷封面和卷内目录。

2003年对这套非网络版的计算机辅助管理软件系统进行升级。但因人员、设备和机构原因,档案计算机管理还是处于低层次的辅助管理,仅具备基本的输入、输出和简单的检索功能。因此,综合档案室的档案查询工作处在手工检索与计算机检索相结合的阶段,而手工检索则是主要途径。下阶段目标,是逐步实现计算机快速检索查询。

根据学校要求,综合档案室先后多次修订和完善《档案管理办法》、《档案工作岗位职责》、《档案保密制度》、《档案鉴定和销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》等规章制度,确保档案工作的规范化。

为保证各部门材料的归档,学校明确了各部门的档案负责人和兼职档案员,并对他们进行业务指导,对各部门的归档工作和档案工作组织分工及预立卷工作进行检查评比。通过评比,增强了档案意识,促进了归档工作,提高了案卷质量。另外,对保管期限已满财会档案,依法进行鉴定,造好清册进行销毁。

综合档案室存有4个档案全宗:原华东工业大学档案,上海理工大学档案,原上海机械高等专科学校档案,原上海光学仪器仪表研究所档案。4个档案全宗,共计46千多卷案卷。

为适应学校及社会利用档案的需要,不断提高档案管理的水平,在做好档案收集、整理、鉴定、归档等工作的同时,档案室工作人员还有计划地开展档案编研工作,编写各种名册、名单、汇编等。此外,对档案进行二次加工,编制各种档案检索工具,例如全引目录、案卷目录、专题目录等,为档案利用提供了方便。综合档案室注重档案资料的利用,长期以来已经为众多的档案利用者提供服务,实现了档案本身的经济效益和社会效益。近十年来综合档案室档案资料的利用情况见表。

综合档案室2006——2015年档案资料利用情况统计表

年份

接收档案

档案资料利用

复制档案资料(张)

纸质档案(卷、件、张)

电子档案(光盘张数)

人次

卷(件、册))次

2006

4432

21

1228

8044

8120

2007

4089

26

858

2254

5218

2008

6662

93

1010

1932

5535

2009

4316

60

1726

2952

4881

2010

3689

81

1418

2501

4438

2011

4100

53

2212

3552

4876

2012

3922

44

2063

3727

7091

2013

4543

28

1173

7931

6240

2014

5447

37

3194

2965

7209

2015

5572

33

1413

5567

6469

总计

46802

476

16295

41425

60077

注:表格中的“接收档案”含纸质档案(卷)、实物档案(件)和纸质照片档案(张)。



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