关于研究生档案管理流程的若干规定
发布时间:2011-03-28  浏览次数:

为规范档案工作,确保档案安全,根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,现就研究生档案管理的有关流程规定如下。

一、新生档案的建立
新生入学时,由各学院负责整理、审核、建立学生档案,并对缺档情况做好登记,及时联系、落实;新生档案中的预备党员材料由学院保管,以供日常工作使用,待学生毕业时和其他材料一并归档。
档案馆负责核查、接收、登记各学院的新生档案,及时上架,安全保管。
二、档案查阅
禁止学生本人查看、借阅本人档案。
学生如需了解本人档案包括档案中某一方面的内容,应向辅导员提出申请(可从档案馆网站上下载申请书),如实说明查询事由及查询内容,由辅导员到档案馆查询。
三、档案归档
学生毕业时产生的档案主要有七项内容构成:1.毕业研究生登记表;2.学位人事简表;3.党员材料;4.奖惩材料;5.成绩单;6. 团员材料;7. 报到证。这些档案由各学院归入学生档案中。
四、档案投递
学生毕业时,各学院应到档案馆审核学生档案内容,确保档案真实无误;准确收集学生档案投递单位、地址、邮编,在填好档案投递信封后封装。
本着为学生服务的精神,经与学校办公室机要室协商,从今年起,每年3月底开始,毕业生档案争取每周一寄,由档案馆协助学校办公室机要室投递。
五、投递查询
档案馆将把学生档案投递时间及时公布在档案馆网站“学生档案”,学生可登录网站查询;如需查询档案具体签收人,请联系档案馆,由档案馆工作人员协助学校办公室去机要局查询。
 
 
                                                                                                                                       档案馆
                                                                                                                                 2011年3月16日