部门立卷操作规范
发布时间:2008-06-02  浏览次数:

 

 

上海理工大学部门立卷归档案卷质量要求

1、各门类档案总的质量要求是:必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的历史联系,适当考虑和区分文件材料的不同保管价值,使案卷便于保管与利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。

3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。密不可分的文件材料应放在一起归档,其排列顺序为:批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。其他文件材料按时间顺序排列。

4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷,但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷;会议文件放在开幕年度立卷;非诉讼案件放在结案年度立卷。法规性文件归入公布或批准年度。

5、专题性、成套性档案(教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。

6、确定文件材料的保存价值,要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

1)凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

2)凡反映学校一般工作活动,在长时期内对学校和社会有查考利用价值的,列为长期保管;

3)凡在短时期内对学校工作有查考价值的,列为短期保管。

7、上级发来的文电,除少数直接针对本校并要执行的重要文件应当永久保管外,其余多数为长期、短期保管。

8、卷内文件材料要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

9、立卷视文件材料的数量进行。原则上每卷不超过200页。当问题比较单一,文件材料较少,又不便于一起归类时,可立薄卷。

10、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。应统一在有文字的每页材料正面的右下角,背面的左下角编写页号。不装订的案卷,应对卷内每份材料逐件编件号。

11、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录,即文件标题,一般照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件可自拟标题,外加[ ]号。没有责任者、年、月、日的文件材料,要考证清楚,及时补上。会议记录应概括出主要内容。

12、声像档案应用文字标出摄影、录音和录像的对象、事由、时间、地点、中心内容和责任者。

13、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。

14、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面,不超过50字。

15、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹模糊的应复制与原件放在一起,不能使用复印件归档。

16、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

17、文件材料的形成,必须符合文书处理的基本要求,禁止使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水书写。

18、案卷归档必须填写移交清单,交接双方根据移交清点核对后,履行签字手续。