上海理工大学关于各部门做好档案预立卷工作的规定(讨论稿) 
发布时间:2008-05-26  浏览次数:

     档案预立卷工作,是学校档案管理的基础工作之一,是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范学校档案预立卷工作,对学校立卷部门做好平时归档工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要的作用。为了促进学校档案管理水平的整体提高,特提出如下要求:

一、平时立卷

    做好平时立卷工作,是文书人员掌握文件来龙去脉,便于工作随时查找利用,充分发挥职能部门立卷优越性的关键。各立卷部门要严格按照制度做好平时的收发文登记工作,对办理完毕的文件及时进行收集、整理,避免文件材料丢失,确保归档案卷的完整性。

二、建立规范的预立卷类目

  预立卷类目是立卷部门进行平时立卷的依据,建立规范的预立卷类目是立卷部门做好平时立卷的关键。立卷部门要根据本部门的工作职责和当年工作任务编制预立卷类目,预立卷类目既要反映出部门基本工作和常规工作,又要突出部门的年度重点。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容,同时要反映文件的作者。预立卷类目要按类别依次编号。

三、明确预立卷工作职责

  学校各职能部门要把预立卷工作列为档案工作目标管理的重要内容,在档案工作制度中进一步明确预立卷工作的职责。学校档案馆负责对立卷部门预立卷工作的业务指导和检查,重点检查兼职档案员平时预立卷类目的编制和执行情况。

  此规定解释权由档案馆(筹)负责。