馆史沿革
发布时间:2010-10-29  浏览次数:

    一、发展简史

    1952年全国大专学校院系调整,沪江大学各系,按专业相关原则,分别归并到复旦大学、交通大学、华东师范大学、华东政法学院和上海财经学院等院校。浩如烟海的沪江大学档案,现存于上海市档案馆。

    (一)档案室成立之前  

    1952年初,在沪江大学的旧址,由华东工业部主管开办上海工业学校,学校档案工作也就由此开始,当时尚未建立完整的制度,人员调动也无移交手续。直至1959年,相关工作人员经过档案业务学习后,才开始组卷成册。1960年建立文书处理部门立卷制度,但档案意识仍不强,个别组卷部门无专人保管文件。

(二)档案室成立之初

1962年10月,对党政档案工作实行统一管理,管理档案的机构为档案室,隶属于党办,由党委办公室主任余龙跃主管,专职干部仅陈林芝1人。学校现存档案,都是在此基础上起步的。

档案室成立后,立即制定档案管理办法、档案借阅办法、文书材料的归档范围、档案保管期限等制度,着手整理党委文件。但教学、基建、设备等档案资料,仍分散在各部门而未立卷。

(三)档案工作中断期

文化大革命期间,学校文书档案受到严重破坏。档案管理机构被撤销,档案管理人员被调离,文书档案处于无人管理状态。

1966年11月9日,学校发生冲、砸、抢档案事件,大量档案材料被造反派抢走或烧毁。1968年初档案员被调离机关,档案无人管理,档案管理工作中断3年。

1969年上半年,上海机械学院革委会组织人力,重新清理档案,但大量档案已遭损毁或流失。

1972年初,上海工学院与上海机械学院合并为新的上海机械学院,总部设在原上海工学院所在的延长路,档案全部运往延长路总部。1972年至1978年,学校的档案管理工作由延长路总部统一管理。

恢复与整顿阶段

 

1979年3月,上海机械学院解体改组。延长路原上海工学院部分为上海工业大学,1994年后,为上海大学。军工路部分沿用上海机械学院校名。学校档案工作独立管理

1981年12月,重建档案室。1984年11月,档案室一分为二,建立文书档案室、科技档案室。1986年5月,2个档案室重新合并。

1988年,建立附属工厂、基建、会计、声像4个档案分室。

1990年7月,撤消财会档案分室。1992年9月,撤消基建档案分室。经过不断调整和改革,档案工作逐渐趋于成熟。

1988年,《中华人民共和国档案法》施行。在贯彻《档案法》活动中,经国家机械电子部档案工作地区协作组华东一组评议、推荐,上海机械学院获得1988年度档案工作先进单位称号,韩德明被评为档案室综合管理先进工作者,陈莉敏被评为档案管理先进工作者。

1991年4月,上海机械学院被国家机械电子部评为1990年贯彻《档案法》先进单位。

1991年11月,经机械电子工业部教育司和机械工业会计学会教育分会检查考核,计档案工作通过达标考核,验收合格。

1992年11月,上海机械学院向机械工业部档案馆移交7项科研档案缩微件。“七五”期间,学校的科研档案接受上海市检查评比,其中《中国微电子应用前景预测》项目,获“七五”上海市重大科研项目档案三等奖。

稳步发展阶段

自1993年起,虽然学校几经更名,期间有其他学校并入,但档案工作一直处在稳步发展中。在此期间,顺利接收合并学校的档案,实现统一管理。

1993年,明确党政档案立档部门27个,部门归档率为100%,这是前所未有的。同年,“七五”基建档案通过机械电子工业部验收。

1994年10月,档案工作开始运用计算机进行档案辅助管理,提高了档案管理水平和工作效率。

1997年,国家机械工业部档案目标管理考评,上海理工大学以93.3分的成绩,通过了档案目标管理国家二级标准验收,韩德明获得档案目标管理工作优秀档案工作者称号,崔坚平、高玲、倪心珍、王恭蓓、韩德明、孙淮南、孙元元、杨建秋、陈益新、王桂兰、徐凤仙、陈莉敏、曹大同、陈苓苓等14人,获科技事业单位档案目标管理个人《荣誉证书》 。

1999年9月,原上海机械高等专科学校的档案全宗安全顺利地转移至上海理工大学综合档案室三楼大库房。随后,原华东工业大学存放在二楼库房的档案全宗也移至三楼大库房。

2000年,学校投资30万元,购买档案密集架,库房条件大为改善,长期捆扰档案管理的库藏问题得以解决。同年12月,通过上海市档案局的档案执法检查。

2003年9月,顺利接收上海光学仪器仪表研究所档案全宗。

2003年,完成了计算机管理档案软件的安装、升级工作。

2005年,顺利通过上海市档案局与上海市教委的档案执法检查。

二、历年负责人

5-15-1  综合档案室历年负责人统计表

时 间

名 称

隶 属

正 职

副 职

负责人

19621966

档案室

党办

陈林芝

19661979

因“文革”和并校中断。

19791981

档案工作恢复整顿阶段

陈林芝

19811984

档案室

党办

陈林芝

19841986

文书档案室

党办

张宗英

科技档案室

校办

韩德明

1986~1998

综合档案室

校办

韩德明(1999.1

崔坚平

1999

崔坚平

三、管理与利用

学校档案工作起步虽然比较早,但是总体上基础比较薄弱,也由于历史原因,档案工作也几经起落,对档案的管理造成了很大的影响。

1981年档案室重新建立以后,对全校除人事档案外的各种载体的档案,进行统一管理。

1997年,上海理工大学组建后,对华东工业大学与上海机械高等专科学校两校的档案,进行面、认真的清理,对部分确无保存价值的档案,依法销毁。原两校的档案全宗清理、移交工作从1998年初正式启动,2000年完成。2003年9月,接收上海光学仪器仪表研究所档案全宗。

学校综合档案室统一管理学校党群、行政、财会、教学、科研、基建、设备、外事、出版、声像、实物、产品等12类档案。档案工作人员克服人员少,工作量大的困难,在1994年档案室自行编制计算机辅助管理软件系统,一次性输入案卷名称和其他相关数据,便能自动生成总目录、案卷目录、分类目录、目录卡等检索工具,打印出案卷封面和卷内目录。

2003年对这套非网络版的计算机辅助管理软件系统进行升级。但因人员、设备和机构原因,档案计算机管理还是处于低层次的辅助管理,仅具备基本的输入、输出和简单的检索功能。因此,综合档案室的档案查询工作处在手工检索与计算机检索相结合的阶段,而手工检索则是主要途径。下阶段目标,是逐步实现计算机快速检索查询。

根据学校要求,综合档案室先后多次修订和完善《档案管理办、《档案工作岗位职责》、《档案保密制度》、《档案鉴定和销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案利用制度》等规章制度,确保档案工作的规范化。

为保证各部门材料的归档,学校明确了各部门的档案负责人和兼职档案员,并对他们进行业务指导,对各部门的归档工作和档案工作组织分工及预立卷工作进行检查评比。通过评比,增强了档案意识,促进了归档工作,提高了案卷质量。另外,对保管期限已满财会档案,依法进行鉴定,造好清册进行销毁。

综合档案室存有4个档案全宗:原华东工业大学档案,上海理工大学档案,原上海机械高等专科学校档案,原上海光学仪器仪表研究所档案。4个档案全宗,共计4万6千多卷案卷。

为适应学校及社会利用档案的需要,不断提高档案管理的水平,在做好档案收集、整理、鉴定、归档等工作的同时,档案室工作人员还有计划地开展档案编研工作,编写各种名册、名单、汇编等。此外,对档案进行二次加工,编制各种档案检索工具,例如全引目录、案卷目录、专题目录等,为档案利用提供了方便。综合档案室注重档案资料的利用,长期以来已经为众多的档案利用者提供服务,实现了档案本身的经济效益和社会效益。近十年来综合档案室档案资料的利用情况,见表5-15-2。

5-15-2       综合档案室1996——2005年档案资料利用情况统计表

年度

档案利用

资料利用

复制档案资料(张)

人次

卷次

人次

册次

1996

244

526

138

138

59700

1997

414

1964

25

158

962

1998

834

1963

61

160

1238

1999

396

1002

15

82

858

2000

628

1523

36

93

1298

2001

2115

2540

21

76

1798

2002

1630

2379

40

47

1978

2003

1208

2152

25

184

2968

2004

1116

2257

18

165

2078

2005

920

2101

42

415

6171

总计

9311

17931

421

1518

79049

注:2005年12月份开始,学校各部门为编写校志查阅了大量的档案资料,所利用的数量还未统计在表格中。

四、库房与设备

学校于1962年开始设立档案管理机构,当时设在党办二楼1间房,共14平方米,有木柜4只。

1964年4月28日档案室接受保密检查。检查后,增添双层保密柜4只,改善了档案安全保密条件。

1966年11月9日  “文革”期间上海机械学院发生造反派冲击档案库房事件,55个档案铁皮箱被砸,档案工作被迫停止。

1979年3月重新修建档案室,因楼上原有的库房已被占,只能利用战备暗室。为防潮,将地基加高一尺。购置5节档案柜9幢,计45个铁箱。

1982年11月,新图书馆落成后,拨给档案室2个房间共约70平方米。

1988年增配了2间房,做到库房、阅档、办公三分开。档案用房共4间,总面积86平方米。添置5节档案柜10幢,吸尘器2台,打字机1台,打孔机1台。

1989年,增购5节档案柜10幢,手推车2辆,办公桌2只。

1991年,增配2间档案用房,购置5节档案柜4幢,去湿机1台。

1994年,购置486计算机1台,开始运用计算机进行档案辅助管理。

1996年,新增2间库房。另建财会档案库房、教学档案库房各1间。

1997年,档案用房从图书馆调整到机械楼二楼,面积234平方米,集中在半个楼面,便于安全管理。至此档案用房一共9间,约250平方米。仅1996到1997两年,新增设备装具有:计算机、复印机、去湿机、吸尘器、自动报警器、空调、5节档案柜30幢。

为解决库藏档案存放问题,2000年学校投入30万,在原有库房面积的基础上,对二楼库房楼层进行加固、装修,安装了3组27列密集架和13只高2米的档案柜,极大地改善了库藏档案的管理条件。

至此,综合档案室档案用房共360平方米,其中库房面积315平方米,做到了库房、办公、阅档三分开。档案库房的条件在原来基础上有了很大的改善,每间库房都配有去湿机(共4台),库房条件基本上符合档案保管要求。日常工作设备也有了进一步的改善,现共有电脑4台,复印机1台,保证档案工作得以更加顺利的展开。

2007年3月下旬至5月初,学校综合档案室顺利完成了搬迁工作,从原机械楼搬至新建的图文信息中心。综合档案室总建筑面积从原来的360平方米扩大到1061.6平方米,其中档案库房建筑面积从原来的315平方米扩大到567.3平方米。同时新增了一批密集架、办公电脑和其他办公设备。办公人员从原来的4名增加到6名。

2008年1月14日(上理工委(2008)3号),学校开始筹建档案馆,2010年4月19日上理工委(2010)9号正式成立档案馆。