上海理工大学专题档案管理实施细则(试行)
发布时间: 2020-04-29   浏览次数: 10


上海理工大学档案馆文件 


档案馆2020  



上海理工大学专题档案管理实施细则

(试 行)


第一章  总  则

第一条 为了进一步加强学校专题档案的管理,充分发挥专题档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》、《上海市重点档案管理办法》和《上海理工大学档案管理办法》等相关法律、法规和文件精神,结合学校专题档案管理工作的实际情况,特制定本管理细则。

第二条 本实施细则所称的专题档案,是学校在重大活动(事件)的实践过程中直接形成的、具有保存价值的、具有密切有机联系的各种文字、图表、声像、实物等历史记录。

第三条 专题档案工作是学校管理工作的重要组成部分,是评价学校重大活动工作和档案工作的依据,必须对专题档案实行集中统一管理,确保专题档案完整、准确、系统和安全,有利于专题档案开发利用。

第四条 学校对专题档案工作实行考核和评估,对表现突出的单位和人员给予表彰奖励,对于利用专题档案材料徇私舞弊者,视其情节严轻重,给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法规者,要依法处理。

 

第二章  专题档案管理职责

第五条 学校职能部门、学院和其他单位为专题档案的形成和立卷部门(以下简称立卷单位),档案馆为学校专题档案管理组织协调和集中管理部门。

第六条 档案馆负责对学校专题档案的组织协调,对立卷单位进行档案管理业务指导,具体负责学校专题档案的集中管理工作。其主要职责:

(一)宣传、贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定专题档案管理规章制度,发布专题档案归档范围。

(二)对专题档案工作进行监督、指导和检查。

(三)接收、保管、利用、统计、鉴定和销毁所管理的专题档案。

第七条 学校职能部门、学院和其他单位主要职责:

(一)明确档案负责人和专兼职档案员,在重大活动开展之初,提前介入,责任到人,确保专题档案归档的及时性、完整性、有效性。

(二)按专题档案归档范围负责收集、积累和整理本部门形成的档案材料。

(三)按《上海理工大学档案管理办法》和本实施细则第三章的规定立卷或组件,并按档案管理权限及时向档案馆移交档案材料。

 

第三章  专题档案的立卷和归档

第八条 专题档案在载体上分为专题文书、专题声像、专题实物三类,归档方法与要求按照《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)、《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《录音录像档案管理规范》(DA/T78-2019)的相关规定执行。

第九条 专题档案立卷方法与要求

(一)专题文书类

1.专题文书类档案以“件”为单位进行整理

归档文件整理应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系;应区分不同价值,便于保管和利用;应符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机辅助管理;应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

2.组件(件的组织)

1)件的构成

归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件;报表、名册、图册等一册(本)为一件(作为文件附件时除外);简报、周报等材料一期为一件;会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2)件内文件排序

归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

3.分类

归档文件一般采用年度—机构(问题)—保管期限、年度—保管期限—机构(问题)等方法进行三级分类。

1)按年度分类

将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件,统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时,年度为其归档年度,并在附注项加以说明。

2)按机构(问题)分类

将文件按其形成或承办机构(问题)分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用,不能同时采用。采用机构分类的,应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类,涉及多部门形成的归档文件,归入文件主办部门。采用问题分类的,应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。

3)按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的立档单位,可以采取年度—保管期限等方法进行两级分类。

4.排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间结合事由排列。同一事由中的文件,按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.编号

1)专题档案的档号结构为:全宗号-专题名称-专题分类号·部门号-件号。

2)归档文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容:

a.全宗号:1

b.年度:文件形成年度。

c.期限:根据保管期限填写简写代码,永久——Y,长期——D30,短期——D10

d.分类号:专题名称代码-ZT11,如主题教育专题文书档案为ZTJY-ZT11,新冠防控专题文书为XGFK-ZT11

e.件号:由四位数字组成,从0001开始填写。

f.归档部门:归档单位全程或简称。

g.页数:文件的总页数。

6.修整

1)归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。

2)归档文件已破损的,应按照DA/T 25-2000予以修复;字迹模糊或易退变的,应予复制。

3)归档文件应去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。移交档案馆时暂用回形针装订文件,档案馆核实无误后,再根据保管期限要求采用合适方法进行装订。

4)对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

7.编页码

以件为单位编制页码。页码应逐页编制,分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页码的,或拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

8.装盒

将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案目录及备考表项目。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。

9.编目

归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时,对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录须填写全宗号、专题分类号、档号、部门号、文号、责任者、题名、年度、文件日期、密级、页数、备注等字段。同一盒内的按照顺序编写件号。可通过上海理工大学综合档案馆理系统(下简称“系统”)制作。

(二)专题声像类

1.专题声像类,按卷进行整理归档

声像类主要包括数码照片、录音、录像等。具体可参照声像档案归档方法进行整理归档。

2.内容及格式要求

1)归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件,一般不能进行修改,为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。

2)对反映同一内容的若干张数码照片,应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档,所选照片应该能够反映该项活动的全貌,同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一张。有多件录音、录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的收集、归档。

3)归档的数码照片应为JPEGTIFF格式。对于采用其它格式的数码照片,收集时应在保证分辨率不变前提下,将其转换成JPEGTIFF格式。录音电子文件归档格式为WAVMP3AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPGMP4FLVAVI等,视频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

4)归档的数码照片、录音、录像应附加文字说明,文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者或者录制者等要素,概括揭示照片及影像所反映的全部信息。

3.分类与整理

1)声像档案按形成年度——分类。组是指有密切联系的若干张数码照片、录音、录像的集合,如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片、录音、录像为一组。不同年度的应分别整理。

2)声像档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。总文件夹命名规则为:部门(学院)名称+年度+关键词+载体。例如“上海理工大学医疗器械与食品学院2017年党政活动照片”。总文件夹下设层级文件夹。层级文件夹分组整理,以每次事件(活动、会议)为一组,内含该次活动一组照片和相关文字说明(TXT文本文档)。层级文件夹命名规则为:顺序号+事件发生时间+事件名称+文件夹中包含内容说明。例如“120170423)我校科研成果荣获全国首届残疾预防与康复科学技术二等奖(照片2+说明)”。层级文件夹按事件时间先后顺序进行整理排序。

4.编目

1)须填写案卷目录字段:全宗号、专题名称、正题名、专题分类号、年度、部门号、案卷号、保管期限、密级、载体形式、照片张数、照片总容量、视频总段数、视频总时长、视频总容量、音频总段数、音频总时长、音频总容量等。

2)须填写卷内目录字段:题名,拍摄、录制者拍摄,录制时间,拍摄、录制地点等。

(三)专题实物类

1.专题实物类以“件”为单位进行整理归档

一件物品为一件,具体可参照实物档案归档方法进行整理归档。

2.分类

按照年度、物品大小、载体和保管期限进行分类。

3.编目

实物档案编目须填写全宗号、专题名称、正题名、专题分类号、部门号、件号、年度、保管期限、密级、责任者、证件编号、颁发机关、颁发日期等项目。件号顺序根据分类来编,相同类别的连续编号。

4.装盒

将实物档案按照件号顺序,依次装盒。

第十条  系统著录。根据系统提示和要求,将编目信息及相关电子文件上传系统。

第十一条  归档手续

(一)专题文书类

1.填写、打印归档文件目录、文件备考表

1)通过系统打印以上表格,归档文件目录会根据编目项及系统填写情况自动生成。

2)备考表打印完成后,需手动填写项目:

a.盒内文件说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

b.立卷人:组件的兼职档案员黑色水笔签字或者盖姓名章。

c.检查人:由组件单位分管档案领导审核签名或盖姓名章。

d.时间:组件的年、月、日。

2.将整理好的文件和相关归档文件目录、填好的文件备考表一起装盒,移交档案馆。档案馆工作人员验收合格后,打印归档文件移交目录,一式两份,分别签字。

(二)专题声像类

1.通过系统著录编目信息,并上传相关电子照片、录音、录像后,系统自动生成“光盘分类卡”。下载光盘分类卡excel表格,放入整理好的电子层级文件夹中,发送给档案馆工作人员,进行刻盘归档。

2.档案馆工作人员验收合格后,打印“专题声像光盘移交目录”,一式两份,分别签字。

(三)专题实物类

1.将装好盒的实物档案移交档案馆。

2.档案馆工作人员验收合格后,打印“专题实物移交目录”,一式两份,分别签字。

第十二条  归档时间

专题档案须在重大活动结束一个月内移交档案馆。

 

第四章  专题档案的保管和利用

第十三条 专题档案统一存放在档案馆库房,由档案馆工作人员根据《上海理工大学档案库房管理制度》的规定,对专题档案进行保管。

第十四条 专题档案库房应与专题档案管理人员的办公用房、阅览室分开。

第十五条 根据专题档案保管期限的规定,对超过保管期限的专题档案定期进行鉴定,对已失去保存价值的专题档案经分管立卷单位和档案馆的校领导共同审批后,登记造册后进行销毁。

第十六条 专题档案根据其密级开放利用。具体利用程序按照《上海理工大学档案利用制度》相关规定执行。

 

第五章 附 则

第十七条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十八条 本实施细则自公布之日起执行。



上海理工大学档案馆

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主题词:专题档案 实施细则


案馆                                                                                                                     2020年49印发





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