以坚守致敬平凡 暑期学生档案工作有序进行
发布时间: 2019-08-08   浏览次数: 140


恪尽职守、埋头苦干,以坚守致敬平凡。档案馆克服人手少、时间紧、任务重的困难,团结协作、严谨细致、有效创新,有序推进暑期学生档案工作。截至730日,已整理投递毕业生档案4026卷,接收研究生新生档案2652卷,平均每天接待查阅档案人次,做到“人走档案走、人到档案到、人查档案有”。

科室联动,全馆统筹团结协作。暑期伊始,档案馆就进入了繁忙的“学生档案工作季”:毕业生档案整理投递、研究生新生档案接收、学生档案阅档查询,这三项工作将贯穿整个暑期,每天办理业务的人员络绎不绝,咨询电话响个不停。6月底负责本科档案的工作人员离职,让今年暑期学生档案工作“雪上加霜”。面对困难,全馆齐心协力,团结协作,共渡难关。召开暑期学生档案工作专题研讨会,形成共识;抽调2名人事档案人员协助毕业生档案投递,4名熟悉学生档案业务的人员随时替补;全馆上下齐动手,腾空会议室整理毕业生档案;培训全体人员接听咨询电话,保证学生档案室暑期一直有人值班并能及时处理学生档案事宜。在全馆人员的共同努力下,暑期学生档案各项工作得以有条不紊的开展。

流程管控,严谨细致确保无误。“档案工作,再严谨亦不为过”。毕业生档案投递主要包括毕业生材料收集、整理、复核、装袋、密封、寄送、查询等诸多环节。每卷毕业生的档案材料少则6件,多则13件。任一个环节出现问题,任一份材料出现错误,都会直接影响毕业生的工作和升学,给毕业生带来诸多损失。为做到“零失误”,档案馆梳理工作流程,分三阶段、六步骤,标注“易错点”并随时监督记录,严格流程管控。投递工作前,与各学院辅导员、教务处、就业办等联系,催缴各项毕业生材料。移交材料清点无误后,再进行两次核对,确保每一个档案袋里的材料准确、齐全。每一个毕业生的所有档案材料核对无误后,进行第一次封档,检查骑缝章是否完好,再放入高校毕业生档案专用袋,进行二次密封。寄发EMS前再次核查地址、人名,杜绝“最后一公里”现象。在此过程中,做到流程管控、责任到人,每份必核、随机抽查。

数据利用,有效创新便捷高效。“人走档案走、人到档案到、人查档案有”是档案馆确立的学生档案工作目标。在只有1人负责全校所有本科生和研究生5000多人的档案工作的情况下,开展数字档案馆建设是必由之路。学生档案系统建成后,档案馆人员花费大量时间,把所有学生档案进出库的数据录入系统并一一核对。“学生档案数据”始终处于激活的状态,只要是“发生过”的事情,系统都能立马“想起来”给出正确的答案。积极利用学生档案大数据,除了缓解档案馆高峰期工作量大、人手不够的困境外,更重要的是学生档案离校和入校后,学生可以随时随地登录系统查看自己的档案动态,及时了解档案去向,极大方便了毕业生和新生。自2018年始,档案馆邮寄学生档案都以官方短信予以告知,得到一致好评。今年则进一步完善,把系统数据和短信内容结合起来,将“离校日期、邮政单号、档案接收单位及其详细地址”以短信形式告知每一位毕业生。

平凡并不意味着平庸。把每一项平凡工作做好,就是不平凡。在学校建设高水平大学关键时期,档案馆直面困难、努力创新,以坚守致敬平凡,以专业追求卓越,打造独具特色的上理档案文化,进一步满足师生、校友和社会需求,服务学校高水平大学建设。

部分收集的各类毕业生材料

整理材料现场

打包等待投递

档案离校告知短信



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